Возмещение расходов физическому лицу за использование личного автомобиля в служебных целях

Comments

• Цитата: Добрый день.Не знала, к какой теме отнести свои вопросы, решила написать сюда.Я уже кучу всего перечитала по поводу возмещения расходов физ лицу за использования его автомобиля в рабочих целях. Но чем больше читаю, тем голова квадратней.Помогите, пожалуйста, разложить все по полочкам.Ситуация такая: у меня ООО, которое существует больше года, все это время не вели никакого учета, отчетность сдавалась, судя по всему, на обум, лишь бы что-то сдать.Деятельность - оптовая торговля инструментами.В штате только директор, который ездит по всей Росси на личном авто.Он снимал в банке наличку просто на хоз нужды.В итоге мне принесли мешок чеков на бензин, расходы по обслуживанию автомобиля, также сообщили, что еще с наличкой фирмы оплачивали аренду квартиры директору, ну и многое другое.Теперь мне все это надо как-то собрать и оформить.И, конечно, он удивился, что компенсация аренды квартиры облагается НДФЛ. И вообще, налоги, конечно, платить никто не любит.Как оформить его автомобиль? Аренда? Ссуда? Компенсация?Из всего перечитанного, думаю, что компенсация. Т.к. она не облагается страховыми взносами, НДФЛ.НО, для расходов по прибыли, я так понимаю, можно брать только 1200 рублей в месяц? Это с учетом бензина?И вообще, как оговаривать сумму компенсации? Она должна быть фиксированной на каждый месяц, или исходя из расходов на обслуживание, гсм и пр.? И бензин уже должен быть включен в эту сумму, или он как-то отдельно оплачивается?В общем, правильно ли я решила, что здесь лучше использовать вариант с компенсацией или нет?И как ее правильно оформить? И какие еще нужны документы для подтверждения расходов (путевые листы, командировочные, приказы... что еще?) ??И все чеки по гсм я должна же оформить авансовыми отчетами?И осмелюсь в этой же теме задать вопрос по аренде квартиры. Кроме НДФЛ эти вылпаты еще чем-нибудь облагаются?? (директор просто снимает квартиру в городе, в котором живет, прописан и работает). И эти суммы ведь нельзя отнести к расходам по прибыли?Помогите, пожалуйста!!! Не знаю вообще уже с чего начинать :-(

  
  
  Добрый день. Согласно правилам форума , в одной теме задается один вопрос. Каждый новый вопрос надо задавать в новой теме. Поэтому первый вопрос остаётся в этой теме, а остальные (я их выделила синим цветом) задайте, пожалуйста, КАЖДЫЙ в НОВОЙ теме.
  
  В этой теме обсуждайте только вопрос о компенсации за использование личного автомобиля. И, если наши эксперты попросят какие-то вопросы о компенсации за использования автомобиля вынести в отдельные темы, сделайте это.
• Сообщение-вопрос удалено модератором. Задайте, пожалуйста, этот вопрос в НОВОЙ теме.
• Цитата: Добрый день! У меня вот тоже вопрос по компенсации.. В нормы входят расходы на гсм? или их отдельно учитывать и включать в расходы по прибыли???

  
  
  Добрый день. На нашем форуме нельзя задавать вопросы в чужих темах. Пожалуйста, новый вопрос задавайте в новой теме. (О том, как задать новый вопрос, смотрите в сообщении здесь ) Читайте правила форума.
  
  В этой теме Вам не ответят, а в новой ответят обязательно.
• Добрый день.
  Для начала посмотрите здесь:
  Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля
  http://xn-------43dbndqnolaabzbnzckjiui6b7afth61a.ru.nds.monster/index.php?id=307189
• Спасибо.
  Почитала.
  Поправьте, если что-то ни так поняла, пожалуйста.
  Чтобы оформить компенсацию, нужно прописать в трудовом договоре разъездной характер работы, на основании чего и возмещаются расходы.
  Есть 2 части компенсации: фиксированная - 1200 или 1500 ( в зависимости от объема двигателя авто), и переменная, которая складывается из сумм чеков, предоставленных сотрудником (на гсм, то, и прочие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля).
  Переменная сумма, каждый раз оплачивается на основании приказа руководителя.
  Обе эти суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
  На уменьшение налогооблогаемой прибыли идет только фиксированная величина.
  Или нет? И переменная - как возмещение фактических расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства, тоже идет на расходы по прибыли?
  Или можно фиксированную прописать больше, установленной суммы, и в нее включить примерную сумму ежемесячных расходов бензина и пр.
  И она вся будет идти в расходы по прибыли?
  Как правильно?
  
  И еще кроме трудового договора и приказов на оплату компенсации, нужны путевые листы, чеки на бензин и др. расходы, копия тех паспорта на личный автомобиль.
  Так??
• На уменьшение налогооблагаемой прибыли идет только сумма по Постановлению правительства. Остальное не уменьшает налогооблагаемую базу. Вот статейка из Гаранта Т. Л. Крутякова, "Годовой отчёт 2011":
  "3.3.2.2. Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях
  
  Трудовой кодекс возлагает на работодателя обязанность компенсировать работнику расходы, связанные с использованием его имущества.
  Согласно статье 188 ТК РФ обязанность по выплате компенсации возникает у работодателя, если имущество работника используется самим работником в интересах работодателя и с согласия или ведома работодателя.
  При этом размер компенсации определяется соглашением между работником и работодателем.
  При выплате компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях нужно помнить, что в целях налогообложения прибыли эти компенсации нормируются.
  Подпунктом 11 п. 1 ст. 264 НК РФ определено, что затраты на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются в расходах только в пределах норм, установленных Правительством РФ.
  Эти нормы установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Размер нормативов на сегодняшний день таков:
  
  Г————————————————————————————T————————————————————————————————¬
  | Транспортное средство | Предельные нормы компенсации в |
  | | составе расходов в месяц, руб. |
  +————————————————————————————+————————————————————————————————+
  |Легковые автомобили с | |
  |рабочим объемом двигателя: | |
  | | |
  |- до 2000 куб. см | 1200 |
  |включительно | |
  | | |
  |- свыше 2000 куб. см | 1500 |
  +————————————————————————————+————————————————————————————————+
  |Мотоциклы | 600 |
  +————————————————————————————+————————————————————————————————+
  
  В соответствии со ст. 188 ТК РФ организация может выплачивать работнику компенсацию в любом размере (без каких-либо ограничений). Однако в целях налогообложения прибыли в расходах можно учесть только сумму, не превышающую приведенные выше нормы.
  
  Сумма превышения компенсации над законодательно установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается. Об этом говорится в п. 38 ст. 270 НК РФ.
  При этом встает вопрос о порядке налогообложения таких компенсаций налогом на доходы физических лиц.
  Налоговые органы в течение многих лет настаивали на том, что в целях исчисления НДФЛ должны применяться нормы компенсаций, установленные Постановлением Правительства РФ N 92. Если организация выплачивает работнику компенсацию в большем размере, то разница должна облагаться НДФЛ.
  Этот подход нашел свое отражение в письмах Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87, от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115.
  Однако подход налоговых органов успешно оспаривался налогоплательщиками в судах.
  Ведь Постановление N 92 принято исключительно для целей исчисления налога на прибыль организаций. Поэтому никаких оснований применять установленные им нормы для целей исчисления НДФЛ нет. А никаких иных нормативных документов, устанавливающих нормативы компенсаций для целей налогообложения, на сегодняшний день не существует.
  В этой связи при исчислении НДФЛ нужно рассуждать следующим образом.
  В пункте 3 ст. 217 НК РФ речь идет о нормах, "установленных в соответствии с законодательством".
  Налоговое законодательство таких норм в целях исчисления НДФЛ не устанавливает. При этом общий порядок установления размеров компенсационных выплат содержится в трудовом законодательстве. В статье 188 ТК РФ указано, что размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
  Следовательно, суммы возмещения, установленные соглашением сторон трудового договора, и должны считаться установленными в соответствии с законодательством РФ и поэтому должны освобождаться от обложения НДФЛ в полном объеме.
  Правомерность этой позиции была подтверждена Постановлением Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06.
  В итоге Минфин России был вынужден согласиться с тем, что для целей исчисления НДФЛ никаких норм компенсаций в НК РФ нет.
  В письмах Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98 и от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 указано, что поскольку в главе 23 НК РФ нет норм компенсаций при использовании личного имущества работника в интересах работодателя, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ.
  В этой связи от НДФЛ освобождаются суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
  При этом в письмах подчеркивается, что в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
  Поскольку ФНС России довела письмо Минфина России от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387 до сведения налоговых органов (письмо ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/15@), можно рассчитывать на то, что никаких споров по этому вопросу больше не будет.
  
  Есть еще один вопрос, на который необходимо обратить внимание.
  Решая вопрос о выплате работникам компенсаций за использование своих автомобилей в служебных целях, обратите внимание на то, какой автомобиль использует работник - свой личный (т.е. в техпаспорте владельцем автомобиля назван сам работник) или автомобиль, которым он управляет по доверенности (т.е. владельцем автомобиля является иное лицо).
  Это важно, поскольку статья 188 ТК РФ предусматривает выплату компенсации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе личного транспорта.
  
  Минфин России в своих разъяснениях всегда подчеркивает, что в организации должны быть документы, подтверждающие принадлежность имущества работнику. Ведь если работник использует в служебных целях не личное, а чужое имущество, то выплачиваемые ему суммы "компенсации" под статью 188 ТК РФ уже не подпадают, и у налоговых органов появляется основание настаивать на включении таких сумм в доход, облагаемый НДФЛ.
  
  Заметим, что если работник получает компенсацию за использование в служебных целях компьютера или мобильного телефона, то доказать принадлежность этого имущества третьему лицу достаточно проблематично.
  С автомобилями же этот вопрос решается легко. И если вы выплачиваете компенсацию работнику, который использует в служебных целях автомобиль, которым он управляет по доверенности, то невключение этой компенсации в доход, облагаемый НДФЛ, практически наверняка приведет к спору с налоговой инспекцией.
  Тем более, что в 2011 году появилось недвусмысленное разъяснение Минфина России по этому вопросу.
  В письме Минфина России от 21.09.2011 N 03-04-06/6-228 указано следующее.
  Освобождению от обложения налогом на доходы физических лиц в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ подлежат суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
  При этом должны иметься документы, подтверждающие нахождение в собственности налогоплательщика используемого имущества, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов.
  Учитывая положения ст. 188 ТК РФ, возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено.
  Поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения п. 3 ст. 217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке."